Focus sur les délais de conservation des documents pour les particuliers et les entreprises

Délais de conservation des documents pour les  particuliers et les entreprises

Les règles applicables en matière de conservation des archives sont fixées soit par la loi, soit en fonction des délais de prescription applicables ou des périodes pendant lesquelles les administrations peuvent effectuer des contrôles.

Papiers à conserver par un particulier

Les délais de conservation des papiers continuent de s’appliquer après le décès du défunt car certains peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.

Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peut faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à compter du décès.

Obligation de conservation des documents pour les entreprises

Documents civils et commerciaux

• Contrats conclus dans le cadre d’une relation commerciale : 5 ans
• Contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers ou fonciers : 30 ans
• Documents bancaires: 5 ans
• Déclarations en douane : 3 ans
• Police d’assurance : 2 ans à partir de la résiliation du contrat
• Documents relatifs à la propriété intellectuelle (brevet, marque, dessin et modèle) : 5 ans à partir de la fin de la protection
• Dossier d’un avocat : 5 ans à partir de la fin du mandat Pièces comptables
• Livres et registres comptables : livre journal, grand livre, livre d’inventaire… : 10 ans à partir de la clôture de l’exercice
• Pièces justificatives : bons de commande, de livraison ou de réception, factures client et fournisseur : 10 ans à partir de la clôture de l’exercice

Documents fiscaux :

• L’article 102 B du livre des procédures fiscales prévoit que les documents de nature fiscal doivent être conservés pendant 6 ans à compter de la date de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis.

Attention : les délais sont portés à 10 ans, en cas d’activité occulte : fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration, activité illicite…

Documents juridiques :

• Statuts : 5 ans à partir de la perte de personnalité morale
• Comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe…) : 10 ans à partir de la clôture de l’exercice
• Traité de fusion et autres actes liés au fonctionnement de la société (+ documents de la société absorbée) : 5 ans
• Registres de titres nominatifs. Registres des mouvements de titres. Ordres de mouvement. Registres des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration : 5 ans à partir de la fin de leur utilisation
• Feuilles de présence et pouvoirs. Rapports du gérant ou du conseil d’administration. Rapports des commissaires aux comptes : 3 derniers exercices

Documents sociaux

• Bulletins de paie (double papier ou sous forme électronique) : 5 ans
• Registre unique du personnel : 5 ans à partir du départ du salarié
• Documents concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite… : 5 ans
• Documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires : 3 ans
• Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait : 3 ans
• Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation : 1 an
• Observations ou mises en demeure de l’inspection du travail, vérifications et contrôles du CHSCT : 5 ans
• Déclarations d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie : 5 ans